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FAQ FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Comment gérer le suivi des factures sur la Plateforme Agréée (PA) ?
Pennylane affiche en temps réel le statut de chaque facture (émise, reçue, rejetée, acceptée) depuis la plateforme.
Est-ce qu’il faut installer une application ? Comment accéder à la PA ?
Non, Pennylane s’utilise depuis un navigateur web, sans installation obligatoire. Une application mobile existe en complément (utile pour photographier les justificatifs) mais reste facultative. L’accès se fait avec des identifiants (email + mot de passe) fournis à la souscription.
Lors d’un achat, quels renseignements dois-je fournir à mon fournisseur ?
Le numéro SIREN de l’entreprise et son adresse de facturation électronique (ou celle de sa plateforme agréée). C’est ce qui permet au fournisseur d’acheminer la facture électronique au bon destinataire.
Combien de temps d’archivage est prévu sur la PA ?
10 ans, conformément à l’obligation légale de conservation des documents comptables (Code de commerce, art. L123-22).
Puis-je télécharger et imprimer mes factures sur Pennylane ?
Oui, les factures restent accessibles. Vous pouvez exporter vos factures clients (et fournisseurs) en format PDF et/ou fichier Excel, puis les imprimer.
Quel est le rôle du client dans le e-reporting ?
L’e-reporting consiste à transmettre électroniquement à l’administration fiscale des données relatives aux transactions réalisées par l’entreprise. Il ne s’agit pas d’envoyer les factures elles-mêmes, mais des informations structurées issues de ces factures : montant de l’opération, TVA correspondante, date, identité du client, ainsi que, dans certains cas, les données de paiement.
Dans le cadre de l’e-reporting, le rôle du client est de saisir ses tickets d’achat ponctuels ou ses notes de frais dans un logiciel de gestion compatible afin de télétransmettre automatiquement les données de paiement à l’administration fiscale. En revanche, s’il utilise un abonnement professionnel, son rôle devient passif puisque le fournisseur gère tout directement via l’e-invoicing.
Qu’en est-il des tickets d’essence et de péage ? Seront-ils transmis automatiquement ?
Pour gérer les tickets de carburant et de péage avec la nouvelle réglementation, le traitement dépend uniquement de votre mode de paiement : avec un abonnement professionnel (carte essence ou badge Ulys), vous êtes identifié comme pro et vos factures mensuelles sont transmises 100% automatiquement en e-invoicing dans votre logiciel sans aucun ticket à saisir ; si vous payez ponctuellement avec la carte bancaire de l’entreprise, la borne ne vous reconnaît pas et vous devez obligatoirement enregistrer le ticket dans votre logiciel pour transmettre les données de paiement à l’État via l’e-reporting ; enfin, pour les paiements avec une carte personnelle, le fonctionnement des notes de frais reste totalement inchangé aujourd’hui, le salarié ou gérant établissant sa note de frais avec le ticket en justificatif pour obtenir son remboursement.
Que dois-je faire avec mon logiciel de caisse pour être en règle ? Comment ça fonctionne ?
Pour être en règle, vous devez utiliser un logiciel de caisse certifié, sécurisé et connecté à une Plateforme Agréée (PA), pour assurer la collecte et la structuration automatique des données fiscales issues de vos ventes (notamment via le récapitulatif journalier du ticket Z). Concrètement, le logiciel devient le référentiel principal de vos données de transaction et de paiement afin de générer automatiquement les flux et de les télétransmettre sans ressaisie manuelle à la plateforme agréée, selon le calendrier fiscal réglementaire (journalier, hebdomadaire ou mensuel). Cette automatisation totale élimine les risques d’erreurs, garantit votre conformité réglementaire, protège vos données grâce à des sauvegardes sécurisées, et fiabilise l’intégration de votre chiffre d’affaires et de votre TVA directement avec votre comptabilité ou votre ERP.
Comment vont être gérés les tickets restaurants ?
Pour les commerçants, les tickets restaurant sont de simples moyens de paiement enregistrés en caisse au même titre que la carte bancaire : leurs données de TVA et de vente sont regroupées globalement dans le ticket Z quotidien, puis transmises automatiquement à l’État via l’e-reporting sans aucune démarche spécifique liée à ce mode de règlement. Pour les entreprises qui achètent ces titres pour leurs salariés, la gestion est encore plus directe puisque les émetteurs de cartes ou chèques transmettent directement la facture de commande de manière automatisée via le circuit de l’e-invoicing.
Est-ce que mon comptable dispose de son propre accès à la PA, ou doit-il utiliser le même accès que moi, avec mon mot de passe ?
Accès propre. Le client invite son cabinet via Pennylane (nom ou SIREN du cabinet) ; le comptable se connecte avec ses propres identifiants, jamais avec le mot de passe du client.
Si je change de logiciel comptable, dois-je changer de PA ?
Pas nécessairement. La PA, inscrite à l’annuaire national sous le SIREN de l’entreprise, est indépendante du logiciel comptable : elle s’y connecte, elle ne le remplace pas. Changer de logiciel implique de reconfigurer la connexion technique vers la PA, mais pas forcément de changer de PA.
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